‘Kun jij ook zaterdagavond om 20:10 uur?’

Ze is mijn topper en inmiddels 3 jaar mijn klant. Wat overigens nog wel een heel grappig verhaal is. Nadat ze bij mij mijn basistraining ‘Bouw een bloeiende praktijk in 90 dagen’ had gevolgd kwam ze naar me toe en stelde ze me de vraag ‘kun jij mij nog wel iets leren?’ Waarop ik een beetje moest lachen. Want ze deed op dat moment iets van € 20.000 per jaar en ik 10x meer en ik heb altijd geleerd dat als iemand meer verdient dan jij, je altijd iets van die ander kan leren. Sterker nog, mijn coach zegt altijd dat ze pas stopt bij een coach als ze meer verdient dan die coach. Om die reden ben ik al 6 jaar klant bij haar. Ik kom steeds dichterbij, maar ze is me nog altijd een stuk voor 😊

Goed, terug naar die klant. Vanzelfsprekend ‘daagde’ ik haar uit op een aantal vlakken en toen zei ze ‘ja, ik geloof inderdaad dat ik nog wel wat van je kan leren, kom maar door dan’. Inmiddels zijn we 3 jaar verder. Is ze van € 20.000,- naar dit jaar ruim € 250.000,- gegaan. Ruim 12 keer meer omzet in 3 jaar en dat is natuurlijk super vet. Aan de andere kant brengt het ook wat ‘uitdagingen’ met zich mee, zoals ik dat altijd noem. ‘New level, new devil’ en dat gebeurt ook in haar business.

Zo startte ze met amper klanten en een lege agenda. En wat doen we als we heel graag meer klanten willen hebben? Dan zijn we vaak een tikkie grenzeloos, zoals ik zo vaak bij startende coaches/therapeuten zie. In mijn basisprogramma geef ik mijn klanten persoonlijk feedback op oa hun salespagina en een belangrijk onderdeel van een salespagina zijn de Frequently Asked Questions. Door daar antwoord te geven op de vragen die spelen in het hoofd van je potentiële klant/lezer, neem je op voorhand hun grootste verkoopbezwaren/vragen weg. En wat ik daar niet tegenkom:

• Je mag me onbeperkt bellen of mailen
• Ja, ik coach ook in de weekenden of ’s avonds als dat je beter uitkomt
• Je hebt recht op X spoedsessies, op te nemen wanneer het jou past

En ik denk dan: hoe ga je dat volhouden? Waar liggen je grenzen? Hoe doe je dit als je straks 50 klanten hebt? Maar zelfs met 20 is het eigenlijk niet meer te doen. Dan heb je geen leven, moet je altijd ‘aan’ staan.

Goed, zo was het dus ook met mijn klant. Zij was ook ‘altijd beschikbaar’, regelmatig werden de rood gemarkeerde kruizen er weer uitgegumd. ‘Ja, ze was eigenlijk wel vrij die middag maar toevallig was dat de enige tijd waarop haar klant kon, dus die vrije middag schoof ze wel door naar een andere keer’. Herken je er al iets in??

Goed, dit werkte tot het moment dat het niet meer werkte. Ze echt teveel klanten kreeg en ze van voren niet meer wist dat ze van achteren nog leefde. Toen zijn we op gaan schalen (dat betekent oa dat ze naar groepsprogramma’s is gegaan zodat ze meer klanten in dezelfde tijd kon helpen) maar dat met die agenda bleef wel een dingetje. En ik zie dat met heel veel coaches en therapeuten en daarom is het misschien handig als ik deel hoe ik dat doe waardoor ik veel klanten heb (ik coach ruim 80 klanten persoonlijk iedere maand en minstens 50 in mijn online training) en toch ook gewoon een leven heb, tijd voor andere zaken dan alleen werk zonder dat ik 184 uur per week op kantoor zit.

Ik maak eerst een jaarplanning

Dat betekent dat ik als allereerste op mijn planner mijn vrije dagen/vakanties inplan. Zo ben ik altijd in de maand augustus vrij, hou ik rekening met de feestdagen en plan ik ook tussendoor vrije weken. Ook rekening houdend met de vakanties van mijn kinderen. Het voordeel is dat je nooit meer afspraken hoeft te verzetten die je per ongeluk op tweede Paasdag gepland hebt, je niet de enige Nederlander bent die de dag na Hemelvaartsdag werkt en je ook gewoon vakantie kunt vieren als je kids vrij zijn. Zo had ik een klant die haar man en kinderen tijdens de meivakantie maar samen op vakantie liet gaan want zij moest werken, er stonden al afspraken in de week die de mei-vakantie bleek te zijn. Los van het feit dat ik denk dat afspraken voor mei altijd nog te verzetten zijn, is het zo dat dat soort vakanties altijd voor gaan. Werken is geweldig, mijn bedrijf is belangrijk voor mij maar er is 1 ding wat nog belangrijker is en dat is mijn vrije tijd/vakanties en mijn gezin. Dat komt op deze manier nooit in de knoop. En een rood kruis in mijn agenda betekent dat ik vrij bent en daar komt niets tussen. Gewoon niet.

In eerste instantie vond ik dat zelf ook niet eenvoudig, was dat niet ‘klantonvriendelijk, zou dat me geen klanten kosten?’. Tot bleek dat ik totaal versnipperde werkdagen had, ik altijd aan het werk leek, van de vrijheid waarom ik ondernemer was geworden niet zoveel terecht kwam en ik daar niet gelukkig van werd. Maar wat nog veel belangrijker is; ik kan bij mijn huisarts ook niet terecht als het mij uitkomt. Heb het wel eens geprobeerd hoor en gevraagd of ik geen afspraak om 17:25 uur kon maken maar dat vond de assistente een minder goed plan. Toen besloot ik dat ik wilde werken wanneer het mij uitkwam. Mijn bedrijf, mijn regels. Dat is niet arrogant of vervelend, dat is gewoon duidelijk.

Vervolgens verdeel ik mijn webinars (waarvan ik er woensdag weer eentje geef), challenges, events (eind maart organiseer ik een super live online 2 daagse) en trainingsdagen in over het jaar zodat dat ook vast staat en ik daar in mijn promotie dus rekening mee kan houden. Zo zijn dingen niet last minute, is er altijd voldoende tijd om te promoten en lopen er ook geen promoties door elkaar.

Vervolgens werk ik met een maandplanning

Ik vind mijn vrijheid enorm belangrijk, ik deel mijn agenda graag in zoals het mij goed uitkomt.  Dat doe ik altijd vóór het begin van de maand. Dan kijk ik hoeveel uur ik die maand voor coaching aan mijn bestaande klanten moet reserveren en die uren/dagen deel ik in in die maand. Dat is dus naast de trainingsdagen en mijn vrije dagen. Ik werk zelf het liefste met hele dagen voor mijn coachklanten, dat vind ik fijn. Dan zit ik er lekker ‘in’ en voor mij werkt dat super. Ik heb dat voor mezelf een beetje uitgetest door halve dagen te plannen met afspraken (waardoor ik meer van die dagen had) en toen heb ik getest hoe hele dagen coaching voor mij voelen. Dat is voor iedereen verschillend, deel het in zoals het jou past. Vervolgens geef ik die tijdstippen vrij in mijn online agenda en al mijn klanten krijgen op de eerste van de maand toegang tot die agenda. Het is dan zaak dat ze op tijd boeken, dan is de kans dat het tijdstip dat hen het beste past nog beschikbaar is, het grootst. Ik ben daar helder in, als je te laat bent met boeken en je voorkeursmoment is weg dan zal je het moeten doen met de tijden die nog wel beschikbaar zijn. En mijn klanten weten dat en doen daar niet moeilijk over, het is gewoon zoals het bij mij werkt.

Wat ik in de loop der jaren ook geleerd heb is om mijn agenda alleen voor de huidige maand vrij te geven. Het maakt dat ik mijn vrijheid behoud. Als er zich dan plots in de volgende maanden een kans of een uitje voordoet, dan kan ik daarop inspelen omdat mijn agenda dan nog leeg is. Ik hoef dan niet 3 dagen afspraken te verschuiven omdat we besluiten om de maand erna een paar dagen weg te gaan. Rust voor mij en rust voor mijn klanten.

Een 2e reden waarom ik ook alleen de huidige maand vrij geef is ook een praktische. Vroeger deed ik dat anders, dan konden klanten 3 maanden vooruit boeken omdat zij dat fijn vonden. In eerste instantie gaf dat mij ook rust, ik wist waar ik aan toe was. Tot bleek dat het voor veel van mijn klanten net zo lastig vooruit te plannen bleek als voor mijzelf. 50% van de afspraken in maand 2 werden geannuleerd omdat het toch niet uitkwam (en die moesten dan weer op andere tijdstippen ingepland worden) en 70% van de afspraken die er voor maand 3 instonden werden afgezegd. Heel vaak ook nog te laat omdat ze ze gewoon weg vergaten of omdat er bij hen ook wat tussenkwam. Als je zoveel afspraken alsnog moet herplannen is dat alles behalve efficiënt. Daarom besloot ik om alleen de huidige maand nog maar open te stellen voor afspraken.

(Enneh, duidelijk is niet hetzelfde als onaardig he? Er is een reden waarom mensen vele jaren achter elkaar in mijn jaarprogramma blijven…)​

Afspraken die binnen 24 uur voor aanvang afgezegd worden, reken ik als een sessie. Daar hebben ook veel coaches en therapeuten moeite mee, maar het maakt dat het werkbaar is en blijft, zeker als je veel klanten hebt. Enneh, ik ga er van uit dat jij dat uiteindelijk ook zult hebben. En wat je niet aanleert hoef je ook niet af te leren. 😊

Laatste wat ik je over je agenda mee wil geven en wat ik ook met mijn klant besprak is de duur van een traject. Wat ik overigens zelf ook op een ludieke manier heb moeten leren. In eerste instantie kostte mijn traject, ja let op, € 150,-. Voor 6 sessies wel te verstaan. Laat ik het zo zeggen, ik ben niet als ‘high end business coach’ gestart. Ben ik overigens nog steeds niet, maar dat is weer wat anders. (daar heb ik onlangs overigens een podcast over opgenomen). Goed, ik kwam er al snel achter dat € 25,- voor een sessie misschien toch wel een beetje weinig was. Nu was er een klant die er wel 6 voor dat bedrag had gekocht maar ze nooit allemaal afgenomen had. Dus toen ik al een flink aantal jaren een veelvoud van dat tarief vroeg, ontving ik een mailtje van haar. Dat ze nog 2 sessies tegoed had en wanneer ik tijd had om die in te plannen. Ik staarde verbaasd naar mijn laptop, really? Tot ik na ging denken en ik dacht ‘eigenlijk heb je ook gelijk’. Ik had haar namelijk nooit aangegeven binnen welke periode die uren opgenomen moesten worden. En tsja, als ik dat niet duidelijk aangegeven heb, dan is dat mijn probleem. Dus boekte ik keurig die sessies in en besloot ik daarop dat dit me nooit meer zou gebeuren. Vanaf dat moment stond er bij al mijn traject exact bij vóór welke datum de sessies opgenomen moeten zijn omdat ze anders komen te vervallen.

Zo heb ik met mijn klant een aantal punten doorgenomen waardoor bleek dat ze door een paar goede en heldere regels in te stellen veel meer rust en ruimte in haar agenda had. Waardoor ze veel meer klanten bleek te kunnen helpen en ze daarnaast ook nog eens meer tijd voor zichzelf over had. Met minder ‘agendagedoe’, hoe wordt het nog beter dan dit? 😊

Ben benieuwd welke inzichten dit blog jou hebben gegeven. Zou je dat hieronder met me willen delen? En, ik host er zaterdag om 16:00 uur een room over op Clubhouse. Over grenzen stellen bij klanten en in je agenda. Een grote voorwaarde om verder te kunnen groeien, om meer impact te maken zonder daar zelf aan onderdoor te gaan. Ben je erbij? Dit is de link: https://www.joinclubhouse.com/event/m78eKzoz 

En verder:

• Geef ik woensdag 3 maart om 09:30 uur en 20:00 uur een gratis online Masterclass; de 5 basisstappen voor een bloeiende praktijk. Daarin vertel ik je welke stappen je moet zeggen en in welke volgorde om een gezond inkomen met je kennis/praktijk te verdienen. Het is het stappenplan dat ik zelf bij aanvang van mijn praktijk had willen weten. Had me een hoop gedoe, frustratie en gemiste omzet gescheeld. Meer informatie en inschrijven via https://veroniqueprins.nl/gratis-webinar-5-stappen-w/
• Op 25 en 26 maart geef ik live online de interactieve 2 daagse training Slim en Snel Succesvol. In 2 dagen neem ik je ‘op z’n Veronique’s’, dat wil zeggen heel praktisch, in een hoog tempo en vol humor, mee in de lessen die mij succesvol hebben gemaakt. Aan het einde van deze 2 dagen heb je je eigen succesplan. Moet je nog starten of ben je al gestart maar is het nog niet echt een daverend succes, zorg dan dat je er bij bent. Nu tot en met 1 maart voor slechts € 147,- ex BTW. Voor meer informatie en aanmelden jezaakvoorelkaar.nl/sss
• En graag ‘zie’ ik je zaterdag om 16:00 uur op Clubhouse: https://www.joinclubhouse.com/event/m78eKzoz